26-011 Coordonnateur(trice) de la gestion de l'information sur la santé - Planification et inscription

POSTE : Coordonnateur(trice) de la gestion de l'information sur la santé – Planification et inscription
PROGRAMME : Gestion et analyse de l'information en santé
DÉTAILS DU POSTE : Poste permanent, à temps plein (1.0 ETP), 35 heures par semaine
POSTE VACANT : Oui
LIEU : Site de Sheppard
ÉCHELLE SALARIALE : 76 250 $ à 80 370 $, rémunération en fonction de l’expérience
CONCOURS : 26-011

The Garry Hurvitz Centre for Community Mental Health at SickKids (GH-CCMH) est un centre de santé mentale pour enfants et adolescents intégré à The Hospital for Sick Children (SickKids). GH-CCMH est également membre du Thriving Minds Mental Health Access Collaborative avec CAMH et SickKids et un fournisseur de services de base dans le secteur torontois des services de santé mentale pour les nourrissons, les enfants et les adolescents financés par le ministère de la Santé (MS). GH-CCMH Le Centre offre des services de prévention, d'intervention précoce et de promotion de la santé dans toute la ville, financés par le ministère de la Santé et d'autres sources. À ce titre, il s'est donné pour objectif ambitieux de fournir des soins de la plus haute qualité, fondés sur des données probantes, en proposant une gamme de services allant de la prévention et de l'intervention précoce au conseil et à la thérapie, en passant par l'évaluation et le soutien intensif. Les services sont offerts en personne et en ligne. En tant qu'employeur, le Centre s'efforce de refléter la diversité des cultures et des identités des enfants, des jeunes et des familles que nous servons et s'efforce d'offrir un milieu de travail inclusif et équitable. Nous sommes également intégrés au continuum de services de santé mentale pour les enfants et les jeunes soutenus par SickKids: le Programme de santé cérébrale et mentale, le SickKids TeleLink Programme de santé mentale, le SickKids CCMH Learning Institute et nos ressources en ligne via AboutKidsHealth. En savoir plus sur GH-CCMH.

Le/la coordonnateur/trice de la planification et de l'inscription sera responsable du processus de planification des rendez-vous des clients et facilitera la prestation des services cliniques en offrant un soutien et une assistance de haut niveau au personnel clinique, aux clients et à leurs familles. Ce rôle comprend des responsabilités en contact direct avec la clientèle et d'autres responsabilités administratives, et vise à assurer un service à la clientèle de qualité et des opérations administratives efficaces. En tant que professionnel/le de la gestion de l'information sur la santé, ce poste contribue à la qualité des données par l'audit, la validation, la production de rapports et la maintenance des dossiers papier et du système de dossier médical électronique (DME). Le rôle s'exerce sur trois types de quarts de travail : matin (8h30-4h30), après-midi (10h00-6h00) et soir (12h00-8h00), avec une flexibilité d'horaire requise pour répondre aux besoins opérationnels.

Principales responsabilités:

Planification

• Répondre aux appels téléphoniques et rappeler les messages via MHAP programme pour les demandes générales de liste d'attente, la validation des informations dans les systèmes d'information, y compris l'admission, la sortie et le transfert (ADT), les demandes générales des professionnels, l'orientation vers des services hors zone de desserte ou ne correspondant pas à la tranche d'âge requise.
• Met à jour et tient à jour les listes d'attente et les dossiers d'inscription afin de garantir des informations exactes et à jour dans le système après les rendez-vous.
• Planifier et coordonner les évaluations et les rendez-vous de suivi, ce qui peut inclure la communication avec les patients et leurs familles par courriel ou par téléphone.
• Tenir à jour les plannings de rendez-vous dans le système de réservation électronique et informer les clients, leurs familles et le personnel de toute mise à jour ou modification de leurs rendez-vous.
• Photocopier, numériser et télécopier les documents selon les besoins
• Coordonner diverses activités et demandes interdépartementales telles que : la mise à jour des informations client ; l'accueil des clients pour leur rendez-vous, la planification des rendez-vous de suivi ou la demande d'informations complémentaires auprès de prestataires externes.
• Saisir les données de planification dans le système de planification électronique et générer des rapports pour aider le personnel et les gestionnaires à gérer le flux de clients.
• Communiquer avec les membres de l'équipe interprofessionnelle, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de l'organisation, afin de coordonner les réservations ou le partage d'informations.
• Tâches générales de planification, y compris la gestion du calendrier et le suivi de plusieurs boîtes de réception.

Inscription

• Accueillir les clients de manière professionnelle et courtoise à leur arrivée sur place afin de recueillir et de documenter les informations pertinentes, le cas échéant.
• Consulter, mettre à jour ou saisir les informations relatives à l'inscription, à la sortie et aux transactions des clients
• Collecter les données cliniques et transmettre ces informations de manière précise et opportune aux collègues, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de l'organisation.
• Assurez un suivi auprès des référents concernant les informations incomplètes.
• Assumer la responsabilité d'identifier et de faire progresser les problèmes et les préoccupations auprès de l'analyste ou du superviseur du service d'information sur la santé dans les meilleurs délais.
• Fonctions générales d'enregistrement, y compris la gestion des dossiers et des documents

Informations sur la santé des clients

• Coordonne l'accès, la divulgation, la conservation, l'archivage et la destruction des renseignements personnels sur la santé (PHI) y compris les enregistrements numériques
• Assure le consentement approprié pour la divulgation d'informations et le transfert confidentiel de PHI
• Développe et maintient des systèmes détaillés et organisés pour le suivi des stocks de dossiers médicaux.
• Assure la sécurité des informations en attente d’un incident/plainte/enquête
• Assure la liaison avec les collègues à tous les niveaux de l'organisation pour présenter des informations aux équipes, résoudre les problèmes, etc.
• Traite les demandes liées à l'accès et/ou à la divulgation de PHI conformément aux politiques et procédures établies, aux lois et aux lois provinciales applicables (PHIPENNSYLVANIE)
• Gère la publication des demandes d'informations en garantissant le respect des délais de réponse légaux
• Agit comme une ressource pour les demandes de renseignements concernant l’accès et la divulgation des PHI
• Compile les données statistiques et prépare les rapports liés à la diffusion des demandes d'information.

Organisationnel

• Contribuer au fonctionnement efficace et efficient du département HIMA
• Assure la permanence des réceptions des centres par roulement, y compris la gestion des systèmes téléphoniques, la réponse aux demandes des clients et leur réorientation appropriée. 
• Participer à la conception, au développement et à la mise en œuvre d'outils et de processus de planification électronique
• Effectuer d'autres tâches assignées

Autres 

• Se conforme à la vision, aux politiques et aux procédures de l'organisation
• Effectue d'autres tâches assignées par la direction
• Maintient une connaissance à jour des directives et des ordonnances de la Commission de l'information et de la vie privée et élabore des recommandations pour garantir le respect de l'organisation par les lois, les statuts, les politiques et les procédures relatives à la protection des informations.

Qualifications :

• Diplôme/Licence en gestion de l'information sanitaire
• L'obtention d'un diplôme du programme HIM agréé est requise, mais nous embauchons également les personnes qui sont en voie d'obtenir le certificat CHIMA.
• La certification et le statut de membre en règle de l'Association canadienne de gestion de l'information sur la santé (ACGIS) ou du Collège canadien de gestion de l'information sur la santé (CCGIS) sont préférables.
• Une expérience d'au moins 3 ans en planification et/ou inscription de clients est préférable.
• Connaissance des procédures et directives de bureau
• Maîtrise intermédiaire de la suite Microsoft Office et compétences informatiques avérées, ainsi qu'une expérience pratique des systèmes informatisés de soins cliniques (ex. recherche d'informations et saisie de données).
• Capacité avérée à travailler efficacement en équipe
• Excellentes aptitudes relationnelles avérées et compétences efficaces en communication orale et écrite
• Excellentes aptitudes démontrées en matière d'organisation, de gestion du temps, de priorisation, d'analyse, de résolution de problèmes et de gestion des conflits
• Aptitudes démontrées en matière de planification et de coordination
• Capacité démontrée à travailler avec un minimum de supervision
• Connaissance démontrée de la législation pertinente, des normes de pratique et des lignes directrices sur les meilleures pratiques
• Capacité à intégrer les valeurs d'une pratique culturellement compétente de la diversité et de l'inclusivité dans tous les aspects du travail
• Capacité à bien travailler sous pression et à faire preuve de discernement dans l'évaluation des situations difficiles
• A fait preuve d'un haut niveau de jugement, de tact et de diplomatie dans ses interactions avec un large éventail de membres du personnel.
• Planifier le travail des autres
• La résolution de problèmes consiste à décomposer les problèmes, situations ou processus multidimensionnels en éléments constitutifs et à utiliser plusieurs techniques analytiques pour identifier les solutions et évaluer la valeur de chacune.  
• Ce poste implique de prendre fréquemment des décisions non routinières. Participation à l'élaboration des politiques.

Les candidats intéressés sont priés de télécharger leur lettre de motivation et leur CV dans un seul document PDF nommé avec leur nom et prénom avant le 16 juin 2026 à l'adresse suivante :

Ressources humaines - GH-CCMH

E-mail : hrrecruiting@sickkidscmh.ca

Dans la ligne d'objet de l'e-mail, veuillez citer : le numéro du concours, le titre du poste et l'endroit où vous avez entendu parler de cette opportunité

                                Nous recherchons des candidats en interne et en externe.

GH-CCMH Nous sommes un employeur qui souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi et nous sommes engagés envers la diversité et l'inclusion. Nous encourageons les candidatures des Autochtones, des personnes handicapées, des membres de groupes racialisés et des personnes de tous genres et de toutes orientations sexuelles. Le Centre considère la diversité, l'inclusion et la compétence culturelle comme des éléments essentiels d'un ensemble intégré qui soutiennent notre organisation et guident nos interactions au sein de nos diverses communautés.
Des aménagements raisonnables sont disponibles pendant le processus de recrutement pour les candidats handicapés.